4.2.1 – generalità
4.2.2 – Manuale della qualità
4.2.3 – tenuta sotto controllo dei documenti
4.2.4 – tenuta sotto controllo delle registrazioni
Processo primario con indicazione dei responsabili
In questo capitolo si fa riferimento alle seguenti procedure:
• PRO 01 - Tenuta sotto controllo della documentazione
• PRO 02 - Tenuta sotto controllo delle registrazioni
• PRO 15 - Riesame dell’offerta - contratto
| REVISIONI |
PAGINA PARAGRAFO |
DESCRIZIONE |
VISTO
PER EMISSIONE |
APPROVAZIONE
|
|
| N |
DATA |
||||
| 00 | 05/2004 | TUTTO | PRIMA EMISSIONE | ||
| 01 | |||||
| 02 | |||||
| 03 | |||||
In conformità agli obiettivi ed alle strategie operative della Politica della Qualità, l’Organizzazione si è dotata di un proprio Sistema Qualità aziendale per assicurare che i propri processi siano conformi ai requisiti stabiliti, alle aspettative dei Clienti ed in generale, alle aspettative del mercato.
L’attività dell’Organizzazione scaturisce dall’interazione della totalità dei processi, che si possono distinguere in:
• primari, che sono quelli da cui scaturisce il prodotto e che hanno rilevanza diretta sul Cliente;
• di supporto, che sono quelli che contribuiscono alla realizzazione di quelli primari;
• di direzione, che sono quelli che permettono di gestire l’Organizzazione.
La Comoglio Acciai S.r.l. ha individuato quale processo primario la commercializzazione
di prodotti siderurgici (barre in acciaio, trafilati, laminati, ecc.), che è
il processo che ha impatto diretto sul Cliente (allo scopo si veda il diagramma
a blocchi riportato a pag. 5). Come processi di supporto si possono individuare
le attività di pubblicizzazione del prodotto e l’attività
legata agli acquisti inerenti la gestione ordinaria dell’Organizzazione.
Infine i processi di direzione includono la gestione dell’Organizzazione
e del Sistema di Gestione per la Qualità.
Il Sistema Qualità si fonda sulla partecipazione di tutte le figure
aziendali all’implementazione della Politica della Qualità.
La partecipazione del personale a tutti i livelli si attua tramite il coinvolgimento
e la sensibilizzazione ai temi della Qualità mediante la formazione e
la continua comunicazione/collaborazione tra i vari enti aziendali.
L’Organizzazione, al fine di strutturare il proprio Sistema Qualità, provvede a:
• identificare i processi necessari per il Sistema di Gestione della Qualità e la loro applicazione nell’ambito di tutta l’organizzazione;
• stabilire la sequenza e l’interazione di questi processi;
• stabilire i metodi ed i criteri necessari per assicurare l’efficace funzionamento e controllo dei processi;
• assicurare la disponibilità delle risorse e delle informazioni necessarie per supportare il funzionamento ed il monitoraggio dei processi;
• monitorare, misurare ed analizzare i vari processi;
• attuare le azioni necessarie per conseguire i risultati pianificati ed il miglioramento continuo dei processi.
L’interazione tra i diversi processi, e quindi le informazioni che collegano
le diverse attività, viene tenuta sotto controllo attraverso le evidenze
del Sistema Qualità: tali evidenze, riportate su moduli, archivi, procedure,
etc., permettono una maggiore gestione dei dati.
Nelle pagine seguenti viene riportata la “Definizione dei Processi”, dove sono evidenziati i processi di riferimento.
La documentazione del Sistema per la Qualità è stata strutturata
su più livelli ed include:
• Manuale, che descrive la politica, l’organizzazione aziendale
e le macro procedure di carattere generale;
• Dichiarazioni documentate sulla politica e sugli obiettivi per la
Qualità;
• Procedure gestionali e operative, che definiscono le modalità
di attuazione e le sequenze delle singole attività, trasversali o interne
alle funzioni aziendali. Questi documenti hanno lo scopo di dare chiara indicazione
di tutto ciò che è necessario fare per garantire la migliore
rispondenza di materiali, processi e servizi ai requisiti richiamati nella
politica aziendale, in relazione all’implementazione del Sistema di
Gestione per la Qualità.
• Documenti di registrazione che costituiscono la base per le evidenze
statistiche e sono gli elementi distintivi di una impostazione di sistema
tesa a fornire le garanzie in materia di gestione della Qualità.
Il Manuale consente di assolvere alle seguenti funzioni:
- descrivere l’organizzazione, le responsabilità, le modalità
di gestione, la documentazione e le risorse dedicate ad assicurare l’implementazione
del Sistema aziendale per la Qualità;
- permettere di identificare, pianificare, realizzare e controllare tutte
le attività che influenzano le performance aziendali in ambito di Qualità,
dandone opportuna evidenza;
- consentire l’effettuazione sia di un’autovalutazione sia di
una valutazione da parte di terzi e del Cliente stesso, del Sistema per la
Qualità posto in essere dall’organizzazione.
Nel Manuale, redatto dal Responsabile del Sistema di Gestione per la Qualità
ed approvato dalla Direzione Generale, si prevede l’effettuazione di
una serie di controlli e verifiche sulle attività costituenti i processi
aziendali.
Questo è descritto più in dettaglio nelle procedure interne
aziendali, che definiscono regole e modalità operative da seguire per
il rispetto dei requisiti indicati dalle norme e leggi di riferimento e/o
dalle specifiche presenti nel contratto di fornitura al Cliente.
La responsabilità dei contenuti del Manuale è propria della
Direzione, che approva la stesura e le successive revisioni, mentre, come
già detto, la formale elaborazione e le successive modifiche del Manuale
stesso sono in gestione al Responsabile del Sistema di Gestione per la Qualità.
L’aggiornamento e la distribuzione del Manuale è responsabilità del Responsabile del Sistema di Gestione per la Qualità, in linea con la delega di cui al successivo capitolo 5, paragrafo 5.5.2 e con le modalità illustrate nella Procedura PRO 01.
4.2.3 Tenuta sotto controllo dei documenti
Scopo del presente paragrafo è descrivere i corretti criteri di gestione
di tutta la documentazione di origine interna ed esterna attinente le prescrizioni
della norma di riferimento ed inerente i processi ed i servizi, sia in fase
di prima emissione sia nelle fasi successive di implementazione del sistema
informativo integrato dell’organizzazione.
Il contenuto del capitolo va quindi applicato a:
• Manuale;
• Procedure e Istruzioni operative;
• disegni, schemi, analisi, norme interne etc.;
• norme, leggi e specifiche tecniche, di origine esterna (istituzioni,
enti normativi, clienti);
Per garantire il controllo di tutte le operazioni inerenti il Sistema di Gestione
per la Qualità, i vari enti preposti devono formalizzare in modo chiaro
le procedure di settore che, dopo verifica di congruenza da parte del Responsabile
del Sistema di Gestione per la Qualità, vengono distribuite agli utilizzatori,
in accordo con quanto stabilito nella PRO 01.
L’ente emittente deve conservare registrazione degli enti destinatari,
in modo che, in caso di modifica, sia semplice aggiornare la documentazione
posseduta dagli utilizzatori.
Il controllo della documentazione consiste nel regolamentare le seguenti attività:
- creazione/emissione del documento;
- identificazione e/o codifica e approvazione;
- diffusione e/o invio in copia a enti o istituzioni esterne;
- archiviazione e conservazione.
La procedura di riferimento per quanto riguarda la tenuta sotto controllo della documentazione è la PRO 01.
4.2.4 Tenuta sotto controllo delle registrazioni
Lo scopo del presente paragrafo è quello di illustrare i criteri
con cui vengono gestiti e tenuti sotto controllo i documenti di registrazione
inerenti aspetti, parametri e giudizi in materia di Qualità, che vengono
utilizzati in azienda al fine di:
• dare evidenza dello stato di conformità ai requisiti e/o alle
politiche e ai piani specificati;
• ricavare informazioni oggettive per gli interventi correttivi e di
miglioramento su processo e sul Sistema integrato.
L’elenco delle più significative registrazioni inerenti la Qualità
è costituita da:
- riesami;
- segnalazioni di non conformità;
- rapporti di audit di processo e di Sistema;
- registrazioni inerenti le attività di manutenzione;
- schede fornitori;
- evidenze di programmi di formazione ed addestramento;
- etc.
Qualunque sia il tipo di registrazione, sul documento utilizzato devono essere
indicate in modo chiaro e univoco le seguenti informazioni:
• tipo di registrazione (descrizione e/o codifica);
• fase del processo/descrizione dell’attività;
• dati e/o giudizi registrati, o contenuti, in generale;
• data di esecuzione della registrazione e sigla dell’esecutore;
• visto del responsabile.
La responsabilità di registrazione, aggiornamento e custodia dei
documenti inerenti il Sistema di Gestione per la Qualità è di
competenza di RSGQ.
I documenti vengono conservati in forma originale o riprodotti con qualsiasi
sistema affidabile (fotocopie, supporti magnetici) purché si rispettino
le norme di sicurezza.
Durante le verifiche ispettive interne, si dovrà anche verificare lo
stato di conservazione dei documenti di registrazione.
Le registrazioni devono essere leggibili, prontamente rintracciabili al bisogno,
archiviate in modo idoneo a prevenire deterioramenti o smarrimenti.
Ove previsto dal contratto, da norme cogenti o da prescrizioni interne, le
registrazioni devono essere rese disponibili al Cliente o agli enti interni
o esterni preposti alla consultazione.
La procedura di riferimento per la gestione delle registrazioni è la
PRO 02.
Questo Manuale è di proprietà di COMOGLIO ACCIAI S.r.l. - Ogni divulgazione e riproduzione o cessione di contenuti a terzi deve essere autorizzata dalla stessa Società.
